IV. 使用身分证号码及身分证副本
实务守则就私隐条例如何适用在下述两项的收集、准确性、保留、使用及保安方面，为资料使用者提供实务性指引，这两个项目是：(a)身分证号码及身分证副本; 及(b) 其他可识辨个人身分的特定代号，例如护照号码、雇员编号、考生编号及病人编号。
如资料使用者为实务守则容许之用途而收集 身分证号码或身分证副本，这些资料只可作该指定用途。在完成指定用途后，资料使用者应把 有关身分证号码或身分证副本之纪录销毁。
资料使用者应为持有或传送资料时作出足够的保安措施。实务守则特别指出，有关纸张形式的身分证副本，应在横跨整个身分证影像上加上「副本」的字眼，而身分证号码或副本之纪录亦应以机密文件形式处理，在不需使用时应将文件存于已上锁的文件柜或其他稳妥地方。
随着技术简化和成本下降，运用指纹资料识别身份，已广泛地应用于调查罪案以外的用途。为了规管使用此类敏感的个人资料，公署在2012年5月修订了《 收集指纹资料指引 》。
注意:
以下问答只能概括地解释《身分证号码及其他身分代号实务守则》之内容，如欲取得更多资料，请浏览 个人资料私隐专员公署的网页 ，以参阅整份实务守则。如有任何问题，请联络公署或谘询律师。
1. 概括来说，别人可在甚么情况下向我索取身分证号码或身分证副本?
身分证号码
除获法律授权外，资料使用者不可强制任何人提供他 / 她的身分证号码。在实务守则准许的情况下，资料使用者可要求个人提供他 / 她的身分证号码，而部分日常遇到的例子如下 :
- 某一条例规定资料使用者须收集身分证号码，例如《 入境条例 》( 第115章 ) 第17K条 规定，雇主须备存每名雇员可藉以合法地受雇的证件的号码之纪录，这证件通常是身分证。
- 为履行 私隐条例第58(1)条 所述的任何目的而需要使用身分证号码，包括防止或侦测罪行，以及评定或收取任何税项。
- 为了下述情况而有需要让资料使用者识辨某人或正确认出该人的个人资料：
- 增进该名个人的利益，例如在诊治病人时能找出该病人的正确医疗纪录 ;
- 防止对有关资料使者以外的任何其他人造成损害，例如确保不会因参照错误的医疗纪录而开错药给其他人 ;
- 避免对资料使用者造成不轻微的损害或损失，例如涉及交通意外的司机可互相交换身分证号码，以便就意外申索赔偿时识辨对方的身分。
- 为了加入用以确立或证明任何法律或 衡平法 上的权利或利益或任何法律责任的文件内，而该等权利 / 利益 / 法律责任的性质绝非轻微，例如用以确立个人物业权益的文件。
- 在某人获准进入处所后，要监察该人在处所内的活动是不切实可行的情况下，以身分证号码作为将来识辨该人的方法，例如在办公时间外进入商业大厦。
- 作为准许某人保管或控制财物的一项条件，而有关财物的价值并非轻微，例如租赁楼宇或汽车。
身分证副本
除获法律授权外，资料使用者不可强制任何人提供他 / 她的身分证副本。在实务守则准许的情况下，资料使用者可要求个人提供他 / 她的身分证副本，而部分日常遇到的例子如下 :
- 为了履行与 私隐条例第58(1)条 所述的任何目的，包括防止或侦测罪行，以及评定或收取任何税项。
- 藉以证明已遵守任何法例规定，例如雇主可收集雇员的身分证副本，以证明有遵守《 入境条例 》 第17J条 的规定。该条文规定雇主在聘用雇员前，须查核该雇员的身分证。
- 藉以遵守任何守则、规则、规例或指引中适用于资料使用者的收集身分证副本的规定，而该等规定已获私隐专员的书面认可，例如香港金融管理局发出的《防止清洗黑钱活动指引》载有银行可收集客户的身分证副本的规定，有关规定已获私隐专员认可。
- 藉以收集或核对个人的身分证号码，但只有在个人可选择亲身出示他 / 她的身分证以作代替的情况下，才可使用这个方法。例如运输署可收集用邮寄方式申请驾驶执照的申请人的身分证副本，因申请人可选择亲身到运输署出示身分证。
- 藉以签发官方认可的旅游证件，例如英国国民 (海外)护照。
实务守则特别注明在下述情况下，资料使用者不可以收集身分证副本：
- 只为了防止在记录个人的姓名或身分证号码时出现错误。亦即是说，资料使用者不应只为了核对载有某人的姓名或身分证号码的纪录之准确性，而收集该人的身分证副本 ; 或
- 只为了期待建立与个人的未来关系。例如雇主不能因为在将来可能会向某人发出聘约，便收集该人的身分证副本。
2. 大厦保安员可否要求我把身分证号码登记在大厦入口处的访客登记册内？
要视乎监察阁下在楼宇内的活动是否可行而定 ( 例如能否安排保安员在楼宇内一直陪同阁下 ) 。如可行的话，则保安员不应记录阁下的身分证号码 ; 如不可行的话，保安员便可记录身分证号码。
不过，保安员须采取适当保安措施遮盖访客登记册内的资料，以免后来的访客在登记资料时获悉之前访客的资料。如阁下不愿意提供身分证号码，可建议他们采用其他办法代替。这些代替办法包括使用其他身分证明文件 (例如职员证)作识辨用途，或由保安员认识的其他人(例如大厦内的住客)识辨阁下的身分。
个人资料私隐专员公署建议在一般情况下，访客登记册内的资料不应保留超过一个月。但若有充分理由 (例如资料需用作举证用途或协助警方调查不法活动)， 保安员便可将有关资料保留一段较长的时间。有关上述事项之更多指引，请参考由公署发出的 《 保障个人资料私隐：物业管理指引 》 。
3. 警务人员可否要求我出示身分证？
如只是要求阁下出示身分证，但并没有将身分证上的任何资料记录下来，这情况不属实务守则的涵盖范围。但一般来说，如警务人员或其他公职人员 ( 例如入境事务处职员 ) ，在阁下与他们执行公务时有往来的情况下而被要求记录身分证号码，阁下应依从他们的要求，因为这些公职人员有法定权力在与政府公务有关的情况下，要求市民提供他们的身分证号码。
如欲了解更多有关警察检查身分证的权力，请往《社区法网》中另一个题目──警察及罪案。
4. 准雇主可否在面试时记录我的身分证号码或收集我的身分证副本？
为了查核阁下以前曾否申请该公司的职位或曾否于该公司任职，准雇主可记录阁下的身分证号码，但在正式获聘为该公司的雇员之前，雇主不应收集阁下的身分证副本。
5. 若果我接受聘约，雇主可否收集我的身分证副本？
可以。该身分证副本是雇主用作显示已遵守《 入境条例 》的证据。该条例规定雇主须在聘用阁下前检查阁下的身分证。不过，实务守则规定雇主须在雇员的身分证副本上加上「副本」的字眼，而该字眼亦须横跨整个身分证影像，以减少误用及滥用副本的机会。
6. 如我申请成为会所会员，该会所可否要求我提供身分证号码及身分证副本？
一般来说，根据实务守则的规定，会所管理人或可记录会员的身分证号码以核对会员的身分。不过，他们似乎无理由收集会员的身分证副本。
7. 如我申请流动电话服务，有关公司可否记录我的身分证号码或收集我的身分证副本？
这类公司通常在提供服务后才向用户收费。故此，它们需要有一个证明用户身分的方法，以收取服务费用。另一问题是，它们并不是向固定的地点提供服务。目前已有多宗报导，关于有人利用他人的姓名和地址，用欺诈的方法取得该等服务，以及销售员用虚假的人名开立户口欺骗公司。有鉴于此，该等机构一般有理由根据实务守则的规定，记录用户的身分证号码及收集他们的身分证副本，但必须在身分证副本上加上「副本」的字眼，而该字眼亦须横跨整个身分证影像。
8. 当我申请成为银行/保险公司的客户时，该等机构可否收集我的身分证副本？
可以。根据这些行业的规管机构所发出的指引，银行 / 保险公司必须这样做。该等规定已由个人资料私隐专员认可。不过，银行 / 保险公司职员应在客户的身分证副本上加上「副本」的字眼，而该字眼亦须横跨整个身分证影像。
9. 当我提供身分证号码或身分证副本给其他人时，需要注意甚么?
实务守则规定机构或个人 ( 资料使用者 ) 在记录他人的身分证号码前，须考虑是否有其他侵犯私隐程度较低的办法以代替记录身分证号码。如阁下对提供身分证号码之要求有所不满，可向有关资料使用者建议其他合理而阁下又可接受的代替方法，例如安排资料使用者认识的其他人士协助识辨阁下的身分。 资料使用者如无合理解释下拒绝接纳其他代替方法，便可能会违反实务守则。
与记录身分证号码的限制比较，实务守则在收集身分证副本方面制订了较严格的限制，因为随收集身分证副本而可能出现诈骗或其他滥用情况的危机更大。一般来说，这给予阁下更充分理由去质询有关 资料使用者 为何要提供身分证副本。
实务守则规定资料使用者须在所保留的身分证影印本上加上「副本」的字眼 ，而该 字眼亦须横跨整个身分证影像。唯一可能遇到的例外情况，是有关影印本将转变为其他形式 ( 例如缩微胶片 ) ，在这情况下便不需要依从上述规定。
如阁下亲身提供身分证影印本予资料使用者，可坚持对方于阁下面前在影印本上加上「副本」的字眼。
除法律另有规定或准许外，资料使用者应确保不会将身分证号码及持证人的姓名一同公开展示。其中一个可能违反上述规定的常见情况，是在报章上刊登包括个人姓名及身分证号码的告示 ( 例如宣布抽奖或比赛结果的告示 ) ，另一例子是在学校、办公室或大厦大堂等地方的告示板，张贴载有个人姓名及身分证号码的告示，其他例子，包括不小心地向后来的访客披露了大厦访客登记册上所载的访客姓名及身分证号码。
当阁下遇到上述任何情况时，可要求有关机构 / 资料使用者停止展示或披露有关资料 ( 除非他们就所涉及的展示或披露情况作出合理解释 ) 。如资料使用者无法提供合理解释，便可能己违反了实务守则。
10. 别人可在甚么情况下向我索取其他身分代号 (例如职员编号、护照号码或病人编号)?
概括来说，实务守则中适用于身分证号码的规定亦适用于其他身分代号。换言之，资料使用者通常只可在准许收集身分证号码的情况下，并用准许收集身分证号码的方法去收集其他身分代号，而在保留及使用方面，亦须遵守类似的规定。
但是，上述限制不适用于与编配身分代号者的职能及活动直接有关之目的而收集及使用其他身分代号。举例，如雇主为每位员工编配了雇员编号，便可为了与雇主的职能或活动直接有关之目的而收集及使用该雇员编号，有关目的包括管理雇员纪录及支付雇员薪金。
为他人编配身分代号的资料使用者，须采取所有合理和可行的步骤，以确保用以编配身分代号的系统有妥善的保安措施。该等步骤应包括采用必要的保安措施，以防止未获授权人士将身分代号编配给任何人或制造任何文件 ( 例如制造印上虚假雇员编号的职员证 ) 。
11. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 物业管理公司收集申请大厦入口电子咭的住客的身分证号码，是否属过份收集个人资料?
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