IV. 使用身分證號碼及身分證副本
實務守則就私隱條例如何適用在下述兩項的收集、準確性、保留、使用及保安方面，為資料使用者提供實務性指引，這兩個項目是：(a)身分證號碼及身分證副本; 及(b) 其他可識辨個人身分的特定代號，例如護照號碼、僱員編號、考生編號及病人編號。
如資料使用者為實務守則容許之用途而收集 身分證號碼或身分證副本，這些資料只可作該指定用途。在完成指定用途後，資料使用者應把 有關身分證號碼或身分證副本之紀錄銷毀。
資料使用者應為持有或傳送資料時作出足夠的保安措施。實務守則特別指出，有關紙張形式的身分證副本，應在橫跨整個身分證影像上加上「副本」的字眼，而身分證號碼或副本之紀錄亦應以機密文件形式處理，在不需使用時應將文件存於已上鎖的文件櫃或其他穩妥地方。
隨著技術簡化和成本下降，運用指紋資料識別身份，已廣泛地應用於調查罪案以外的用途。為了規管使用此類敏感的個人資料，公署在2012年5月修訂了《 收集指紋資料指引 》。
注意:
以下問答只能概括地解釋《身分證號碼及其他身分代號實務守則》之內容，如欲取得更多資料，請瀏覽 個人資料私隱專員公署的網頁 ，以參閱整份實務守則。如有任何問題，請聯絡公署或諮詢律師。
1. 概括來說，別人可在甚麼情況下向我索取身分證號碼或身分證副本?
身分證號碼
除獲法律授權外，資料使用者不可強制任何人提供他 / 她的身分證號碼。在實務守則准許的情況下，資料使用者可要求個人提供他 / 她的身分證號碼，而部分日常遇到的例子如下 :
- 某一條例規定資料使用者須收集身分證號碼，例如《 入境條例 》( 第115章 ) 第17K條 規定，僱主須備存每名僱員可藉以合法地受僱的證件的號碼之紀錄，這證件通常是身分證。
- 為履行 私隱條例第58(1)條 所述的任何目的而需要使用身分證號碼，包括防止或偵測罪行，以及評定或收取任何稅項。
- 為了下述情況而有需要讓資料使用者識辨某人或正確認出該人的個人資料：
- 增進該名個人的利益，例如在診治病人時能找出該病人的正確醫療紀錄 ;
- 防止對有關資料使者以外的任何其他人造成損害，例如確保不會因參照錯誤的醫療紀錄而開錯葯給其他人 ;
- 避免對資料使用者造成不輕微的損害或損失，例如涉及交通意外的司機可互相交換身分證號碼，以便就意外申索賠償時識辨對方的身分。
- 為了加入用以確立或證明任何法律或 衡平法 上的權利或利益或任何法律責任的文件內，而該等權利 / 利益 / 法律責任的性質絕非輕微，例如用以確立個人物業權益的文件。
- 在某人獲准進入處所後，要監察該人在處所內的活動是不切實可行的情況下，以身分證號碼作為將來識辨該人的方法，例如在辦公時間外進入商業大廈。
- 作為准許某人保管或控制財物的一項條件，而有關財物的價值並非輕微，例如租賃樓宇或汽車。
身分證副本
除獲法律授權外，資料使用者不可強制任何人提供他 / 她的身分證副本。在實務守則准許的情況下，資料使用者可要求個人提供他 / 她的身分證副本，而部分日常遇到的例子如下 :
- 為了履行與 私隱條例第58(1)條 所述的任何目的，包括防止或偵測罪行，以及評定或收取任何稅項。
- 藉以證明已遵守任何法例規定，例如僱主可收集僱員的身分證副本，以證明有遵守《 入境條例 》 第17J條 的規定。該條文規定僱主在聘用僱員前，須查核該僱員的身分證。
- 藉以遵守任何守則、規則、規例或指引中適用於資料使用者的收集身分證副本的規定，而該等規定已獲私隱專員的書面認可，例如香港金融管理局發出的《防止清洗黑錢活動指引》載有銀行可收集客戶的身分證副本的規定，有關規定已獲私隱專員認可。
- 藉以收集或核對個人的身分證號碼，但只有在個人可選擇親身出示他 / 她的身分證以作代替的情況下，才可使用這個方法。例如運輸署可收集用郵寄方式申請駕駛執照的申請人的身分證副本，因申請人可選擇親身到運輸署出示身分證。
- 藉以簽發官方認可的旅遊證件，例如英國國民 (海外)護照。
實務守則特別註明在下述情況下，資料使用者不可以收集身分證副本：
- 只為了防止在記錄個人的姓名或身分證號碼時出現錯誤。亦即是說，資料使用者不應只為了核對載有某人的姓名或身分證號碼的紀錄之準確性，而收集該人的身分證副本 ; 或
- 只為了期待建立與個人的未來關係。例如僱主不能因為在將來可能會向某人發出聘約，便收集該人的身分證副本。
2. 大廈保安員可否要求我把身分證號碼登記在大廈入口處的訪客登記冊內？
要視乎監察閣下在樓宇內的活動是否可行而定 ( 例如能否安排保安員在樓宇內一直陪同閣下 ) 。如可行的話，則保安員不應記錄閣下的身分證號碼 ; 如不可行的話，保安員便可記錄身分證號碼。
不過，保安員須採取適當保安措施遮蓋訪客登記冊內的資料，以免後來的訪客在登記資料時獲悉之前訪客的資料。如閣下不願意提供身分證號碼，可建議他們採用其他辦法代替。這些代替辦法包括使用其他身分證明文件 (例如職員證)作識辨用途，或由保安員認識的其他人(例如大廈內的住客)識辨閣下的身分。
個人資料私隱專員公署建議在一般情況下，訪客登記冊內的資料不應保留超過一個月。但若有充分理由 (例如資料需用作舉證用途或協助警方調查不法活動)， 保安員便可將有關資料保留一段較長的時間。有關上述事項之更多指引，請參考由公署發出的 《 保障個人資料私隱：物業管理指引 》 。
3. 警務人員可否要求我出示身分證？
如只是要求閣下出示身分證，但並沒有將身分證上的任何資料記錄下來，這情況不屬實務守則的涵蓋範圍。但一般來說，如警務人員或其他公職人員 ( 例如入境事務處職員 ) ，在閣下與他們執行公務時有往來的情況下而被要求記錄身分證號碼，閣下應依從他們的要求，因為這些公職人員有法定權力在與政府公務有關的情況下，要求市民提供他們的身分證號碼。
如欲了解更多有關警察檢查身分證的權力，請往《社區法網》中另一個題目──警察及罪案。
4. 準僱主可否在面試時記錄我的身分證號碼或收集我的身分證副本？
為了查核閣下以前曾否申請該公司的職位或曾否於該公司任職，準僱主可記錄閣下的身分證號碼，但在正式獲聘為該公司的僱員之前，僱主不應收集閣下的身分證副本。
5. 若果我接受聘約，僱主可否收集我的身分證副本？
可以。該身分證副本是僱主用作顯示已遵守《 入境條例 》的證據。該條例規定僱主須在聘用閣下前檢查閣下的身分證。不過，實務守則規定僱主須在僱員的身分證副本上加上「副本」的字眼，而該字眼亦須橫跨整個身分證影像，以減少誤用及濫用副本的機會。
6. 如我申請成為會所會員，該會所可否要求我提供身分證號碼及身分證副本？
一般來說，根據實務守則的規定，會所管理人或可記錄會員的身分證號碼以核對會員的身分。不過，他們似乎無理由收集會員的身分證副本。
7. 如我申請流動電話服務，有關公司可否記錄我的身分證號碼或收集我的身分證副本？
這類公司通常在提供服務後才向用戶收費。故此，它們需要有一個證明用戶身分的方法，以收取服務費用。另一問題是，它們並不是向固定的地點提供服務。目前已有多宗報導，關於有人利用他人的姓名和地址，用欺詐的方法取得該等服務，以及銷售員用虛假的人名開立戶口欺騙公司。有鑑於此，該等機構一般有理由根據實務守則的規定，記錄用戶的身分證號碼及收集他們的身分證副本，但必須在身分證副本上加上「副本」的字眼，而該字眼亦須橫跨整個身分證影像。
8. 當我申請成為銀行/保險公司的客戶時，該等機構可否收集我的身分證副本？
可以。根據這些行業的規管機構所發出的指引，銀行 / 保險公司必須這樣做。該等規定已由個人資料私隱專員認可。不過，銀行 / 保險公司職員應在客戶的身分證副本上加上「副本」的字眼，而該字眼亦須橫跨整個身分證影像。
9. 當我提供身分證號碼或身分證副本給其他人時，需要注意甚麼?
實務守則規定機構或個人 ( 資料使用者 ) 在記錄他人的身分證號碼前，須考慮是否有其他侵犯私隱程度較低的辦法以代替記錄身分證號碼。如閣下對提供身分證號碼之要求有所不滿，可向有關資料使用者建議其他合理而閣下又可接受的代替方法，例如安排資料使用者認識的其他人士協助識辨閣下的身分。 資料使用者如無合理解釋下拒絕接納其他代替方法，便可能會違反實務守則。
與記錄身分證號碼的限制比較，實務守則在收集身分證副本方面制訂了較嚴格的限制，因為隨收集身分證副本而可能出現詐騙或其他濫用情況的危機更大。一般來說，這給予閣下更充分理由去質詢有關 資料使用者 為何要提供身分證副本。
實務守則規定資料使用者須在所保留的身分證影印本上加上「副本」的字眼 ，而該 字眼亦須橫跨整個身分證影像。唯一可能遇到的例外情況，是有關影印本將轉變為其他形式 ( 例如縮微膠片 ) ，在這情況下便不需要依從上述規定。
如閣下親身提供身分證影印本予資料使用者，可堅持對方於閣下面前在影印本上加上「副本」的字眼。
除法律另有規定或准許外，資料使用者應確保不會將身分證號碼及持證人的姓名一同公開展示。其中一個可能違反上述規定的常見情況，是在報章上刊登包括個人姓名及身分證號碼的告示 ( 例如宣布抽獎或比賽結果的告示 ) ，另一例子是在學校、辦公室或大廈大堂等地方的告示板，張貼載有個人姓名及身分證號碼的告示，其他例子，包括不小心地向後來的訪客披露了大廈訪客登記冊上所載的訪客姓名及身分證號碼。
當閣下遇到上述任何情況時，可要求有關機構 / 資料使用者停止展示或披露有關資料 ( 除非他們就所涉及的展示或披露情況作出合理解釋 ) 。如資料使用者無法提供合理解釋，便可能己違反了實務守則。
10. 別人可在甚麼情況下向我索取其他身分代號 (例如職員編號、護照號碼或病人編號)?
概括來說，實務守則中適用於身分證號碼的規定亦適用於其他身分代號。換言之，資料使用者通常只可在准許收集身分證號碼的情況下，並用准許收集身分證號碼的方法去收集其他身分代號，而在保留及使用方面，亦須遵守類似的規定。
但是，上述限制不適用於與編配身分代號者的職能及活動直接有關之目的而收集及使用其他身分代號。舉例，如僱主為每位員工編配了僱員編號，便可為了與僱主的職能或活動直接有關之目的而收集及使用該僱員編號，有關目的包括管理僱員紀錄及支付僱員薪金。
為他人編配身分代號的資料使用者，須採取所有合理和可行的步驟，以確保用以編配身分代號的系統有妥善的保安措施。該等步驟應包括採用必要的保安措施，以防止未獲授權人士將身分代號編配給任何人或製造任何文件 ( 例如製造印上虛假僱員編號的職員證 ) 。
11. 私隱專員公署之投訴個案簡述 ─ 物業管理公司收集申請大廈入口電子咭的住客的身分證號碼，是否屬過份收集個人資料?
請登入 相關網頁 參閱公署提供的答案。